Jumat, 14 September 2012

unsur unsur surat dinas


1. kepala surat

Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi
(2) alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau e-mail (jika ada).
2.Nama Tempat dan Tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini tidak ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat pada kepala surat. 
Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. 


3) Nomor
(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar); 
(2) kode/inisial; (3) bulan; dan (4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004

4) Hal/Perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu. Misalnya: jadwal diklat. 
Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. 


5) Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu, misalnya surat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.

Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. Akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar
  Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. 


6) Alamat surat
  Diawali dengan Yang terhormat atau Yth. diikuti nama atau jabatan dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik.
7) Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum iaberbicarasecara tertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialahDengan hormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.
8) Isi surat (tubuh

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi, dan penutup. Alinea pembuka berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat. Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Pada umumnya, penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat.  
9) Salam Penutup

  Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.
10)Salam penutup diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan; atau jabatan, tanda tangan, dan nama terang.

11) Tembusan
  Tembusan (c.c.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu
Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran. Jika tembusan lebih dari satu, diberikan nomor urut tembusan.

  Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang, bukan nama instansi.
  Dalam tembusan tidak perlu diberikan Kepada Yth atau Yth.
  Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan, untuk laporan, untuk diperhatikan, untuk bahan pertimbangan, atau ungkapan lain yang mengikat.
  Dalam tembusan tidak perlu ada ungkapan arsip atau pertinggal karena setiap surat resmi pasti ada tembusan



Tidak ada komentar:

Poskan Komentar